الأدوار والمسؤوليات

موظف الاستقبال هو نقطة الاتصال الأولىللزوار والعملاء في الشركة. يتضمن الدور توفير تجربة احترافية ووديةللزوار من خلال إدارة المكالمات الهاتفية، وترحيب بالضيوف، وجدولةالمواعيد، والتعامل مع المهام الإداريةالمختلفة.

المسؤولياتالرئيسية:

الترحيب بالزوار:
الترحيببالزوار والعملاء بسلوك احترافي وودود.
تسجيل معلوماتالزوار وتوجيههم إلى الأقسام أو الموظفين المناسبين.
إدارةالهاتف:
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها إلى الأقسامأو الأفراد المعنيين.
التعامل مع الاستفسارات الهاتفيةبطريقة مهذبة وفعالة.
الجدولة والمواعيد:
تنظيمالمواعيد والاجتماعات للإدارة أو الأقسام.
متابعة المواعيدالمجدولة والتأكد من توفر جميع المواد اللازمة.
المهامالإدارية:
التعامل مع البريد الواردوالصادر.
تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك تنظيم الملفاتوالمستندات.
تنسيق الإمدادات:
مراقبة مستوياتالمخزون من اللوازم المكتبية وإعادة الطلب حسبالضرورة.
التعاون مع الفرق:
العمل بشكل وثيق معالإدارات الأخرى لضمان سير العمل بسلاسة داخلالمكتب.

الترحيب بالزوار والترحيببهم

مهام الاستقبال: تحية الزوار والعملاء بطريقةاحترافية وودودة ومهذبة عند وصولهم.

عملية تسجيلالوصول: تسجيل الزوار والتحقق من هوياتهم وإخطار الشخص أو القسمالمعني بوصولهم.

مرافقة الزوار: توجيه الزوار أومرافقتهم إلى الموقع أو غرفة الاجتماعات المناسبة، حسبالمنظمة.

إدارة الهاتف والبريدالإلكتروني

الرد على المكالمات الواردة: استقبالالمكالمات الهاتفية والرد عليها، وتوجيهها إلى القسم أو الفردالمناسب.

فحص المكالمات: تحديد مدى إلحاح أو أهميةالمكالمات وإعطائها الأولوية وفقًا لذلك.

التعاملمع الاستفسارات: الرد على الاستفسارات العامة عبر الهاتف أو البريدالإلكتروني أو شخصيًا، وتقديم معلومات دقيقة أو توجيهها إلى جهةالاتصال الصحيحة.

تلقي الرسائل ونقلها: تلقيالرسائل للموظفين غير المتاحين والتأكد من توصيلها بشكلفعال.

الملف الشخصيالمرغوب للمرشح

دبلوم المدرسةالثانوية أو ما يعادله (يفضل الحصول على شهادةجامعية).

مهارات اتصال قوية والقدرة على التفاعلبشكل احترافي مع العملاء والزملاء.

إتقان برامجالكمبيوتر الأساسية، مثل Microsoft Office.

القدرةعلى تعدد المهام وتحديد أولويات العمل.

المهاراتالتنظيمية والاهتمام بالتفاصيل.

المهاراتالشخصية:

مهارات التواصل والتفاعل الشخصيةالممتازة.

القدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئةمتعددة المهام.
السلوك المهني وأخلاقيات العملالقوية.

القدرات التنظيمية القوية وإدارةالوقت.

الدعم الإداري
الجدولة والمواعيد:جدولة المواعيد والاجتماعات والمؤتمرات لأعضاء الموظفين، والتأكد منتسجيل جميع التفاصيل بدقة.
إدارة التقويمات: صيانة وتحديثتقويمات المكتب، والتأكد من تنظيم جميع المواعيد والاجتماعاتبكفاءة.

إعداد المستندات: المساعدة في إعداد وتنظيمالمستندات أو الملفات أو التقارير حسب متطلبات الإدارات أو المديرينالمختلفة.

مستلزمات المكتب: مراقبة مستلزمات المكتبوالتأكد من تخزين المواد الضرورية، مثل القرطاسية.
التعاملمع البريد والتسليمات
فرز البريد وتوزيعه: استلام وفرزالبريد والطرود الواردة، والتأكد من تسليمها إلى المستلمين المناسبينفي الوقت المناسب.
البريد الصادر: إعداد وإرسال البريدالصادر والطرود والبريد السريع، والتأكد من صحة تفاصيل العنوانوالوثائق المناسبة.

المهارات المطلوبة
الاستقبال,المهام الإدارية,المهارةالتنظيمية
نوع التوظيف :Full-time
القسم / المجال المهني: خدمات الاستقبال
الخبرة: NotMentioned سنوات
الجنس : ذكر
عدد الوظائف الشاغرة: 1
تاريخ الانضمام: Tue, 11 Mar2025