Executive Office Manager

Overview تنظيم أعمال وجدول أعمال مكتب الرئيس التنفيذي وذلك من خلال الاهتمام بتنظيم كافة الأعمال الإدارية، بالإضافة إلى توجيه ومتابعة باقي الأقسام والمكاتب الداخلية للشركة.

وهو ملزم كذلك بتنسيق وجدولة أي مواعيد أو ارتباطات خاصة بالإدارة سواء داخل الشركة أو خارجها، كالمقابلات والاجتماعات، ويحضر كافة اجتماعات الشركة سواء مرافقاً للإدارة أو نائباً عنها، ويحفظ أي قرارات أو توصيات ناتجة لعرضها على الرئيس التنفيذي لاحقاً.

Responsibilities

تسجيل كافة مواعيد الرئيس التنفيذي وتذكيره بها وعمل الحجوزات اللازمة التي يطلبها.

استقبال وارسال المعاملات وتنظيم ملفات واوراق مكتب الرئيس التنفيذي.

تنظيم جميع الاوراق الخاصة بالتواقيع ووضع آليه مع الرئيس التنفيذي لتحديد وقت معين للتواقيع الإدارية.

استقبال المكالمات الهاتفية التي ترد الرئيس التنفيذي ومعالجتها.

تنظيم مقابلات واستقبال زوار الرئيس التنفيذي.

ترتيب البيانات المرتبطة بالسفر والحجوزات المطلوبة ومتابعتها.

تنظيم وحجز قاعات اجتماع الرئيس التنفيذي وارسال الدعوات للمشاركين في الاجتماع للعمل بموعده وحضورها وتدوين الملاحظات المهمة في الاجتماع.

تلخيص المقالات والعروض والخطابات التي ترد الى الرئيس التنفيذي لمساعدته على تأدية مهامه بكفاءة.

الاستعداد للذهاب مع الرئيس التنفيذي داخل وخارج مدينة الرياض والعمل على المهام بحسب الاحتياج.

الحفاظ على المصداقية والسرية التامة وخصوصيات المدير التنفيذي.

تنسيق الحجوزات والمواعيد الشخصية (مثال : مستشفيات – مطاعم – فنادق... الخ).

تولي المهام الشخصية للرئيس التنفيذي.

اعداد التقارير مختصرة، واضحة، ومبنية على البيانات الدقيقة لتساعد الرئيس التنفيذي في اتخاذ القرارات، تتضمن :

التقرير اليومي :

ملخص الأنشطة والاجتماعات والمواضيع العاجلة.

التقرير الأسبوعي :

تحديثات عن تقدم المشاريع والأداء العام.

التقرير الشهري :

تقرير الأداء المالي، مؤشرات الأداء الرئيسية، والتحديات والفرص المستقبلية

التقارير الطارئة :

اي قضايا أو أزمات تحتاج إلى تدخل فوري.

بكالوريوس في السكرتارية أو ما يعالها.

خبرة لا تقل عن 3 سنوات

اتقان اللغة العربية والإنجليزية.

كتابة الخطابات الرسمية وصياغتها.

التواصل الجيد والمهارات الكتابية.

القدرة على العمل الجماعي وعلى إنشاء فرق عمل.

حفظ واستدعاء المستندات والوثائق.

تنظيم الاجتماعات وإعداد جدول أعمال وكتابة المحاضر.

حل المشاكل التنظيمية بفعالية.

الاهتمام بالتفاصيل وبمستوى عال من الدقة.

مهارة إدارة الجهد والوقت.

إلمام في استخدام تطبيقات الحاسب الآلي.

#J-18808-Ljbffr